Managen statt manövrieren: Wie du den Administrationsaufwand bei der Eventplanung senkst

Warum der administrative Aufwand bei Events explodiert

Ob Teamevent, Kundenanlass oder Branchentreff – jede Veranstaltung bringt eine Vielzahl an Aufgaben mit sich, die oft unterschätzt werden. Vor allem dann, wenn keine dedizierte Eventabteilung dahintersteht, sondern das Ganze «nebenbei» organisiert wird. Was auf den ersten Blick nach einem überschaubaren Event aussieht, entpuppt sich schnell als komplexes Projekt mit unzähligen Einzelbaustellen.

Typische Zeitfresser sind zum Beispiel:

• Teilnehmer/innen-Management: Wer hat sich angemeldet? Wer hat noch offene Fragen? Wer braucht eine Teilnahmebestätigung?
• Kommunikation: Infos versenden, Fragen beantworten, Updates verschicken – oft verteilt über mehrere Kanäle.
• Dokumente und Abläufe koordinieren: Einsatzpläne, Listen, Checklisten – meist als Excel-Dateien und PDF-Anhänge, die im E-Mail-Postfach zirkulieren.
• Zahlungen und Rechnungsstellung: Manuelle Zahlungsabgleiche sind aufwendig und fehleranfällig.
• Last-Minute-Änderungen: Ein Raum fällt aus, jemand sagt ab, die Agenda ändert sich – und schon müssen alle Beteiligten informiert und Unterlagen angepasst werden.

Was viele unterschätzen: Diese Aufgaben brauchen nicht nur Zeit, sondern kosten auch Nerven – vor allem, wenn keine zentrale Lösung vorhanden ist. Statt sich auf Inhalte und Teilnehmende zu konzentrieren, drehen sich viele Verantwortliche im Kreis aus Abstimmung, Korrekturen und Chaos im Posteingang.

Doch das muss nicht sein. Im nächsten Abschnitt erfährst du, wie du mit digitalen Tools genau hier ansetzen kannst – und dir selbst (und deinem Team) einiges an Aufwand ersparst.

Wie digitale Tools konkret entlasten – und was dabei wirklich zählt

Viele der zeitraubenden Aufgaben im Event-Alltag lassen sich heute ganz einfach digital abbilden – und damit stark vereinfachen. Mit der richtigen Event-Management-Software kannst du administrative Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch fehlerfreier und transparenter gestalten. Wichtig dabei: Nicht möglichst viele Funktionen, sondern die passenden.

Was wirklich hilft, ist z. B.:

• Zentrales Teilnehmer/innen-Management: Statt unübersichtlicher Excel-Listen laufen Anmeldungen, Zu- und Absagen sowie Sonderwünsche gesammelt über ein Tool. Alle Beteiligten greifen auf denselben aktuellen Stand zu – jederzeit, ohne E-Mail-Chaos. Mehr dazu im Beitrag: «Warum Excel fürs Gästelisten-Management nicht mehr reicht – und was Profis stattdessen nutzen».
• Automatisierte Kommunikation: Bestätigungen, Erinnerungen oder Updates gehen automatisch raus – individuell und rechtzeitig. So sparst du dir repetitive Aufgaben und reduzierst Rückfragen deutlich.
• Einfache Verwaltung von Inhalten: Ob Einsatzplan, Dokumentenupload oder Check-in-Listen – alles wird an einem Ort gepflegt und ist für das ganze Team verfügbar. Kein mehrfaches Nachfragen mehr, keine Version 12_final_final.pdf.
• Modulare Erweiterung statt Tool-Wirrwarr: Gute Event Management Tools wie jene von Undici-Web lassen sich individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Du brauchst einen Offerten-Generator, ein Check-in-System oder eine Terminverwaltung? Kein Problem – das Tool wächst mit deinen Anforderungen.

Besonders kleine Teams profitieren von solchen Lösungen. Denn wer nicht auf ein grosses Event-Team zurückgreifen kann, muss umso effizienter arbeiten. Standardlösungen, die alles können wollen, sind da oft eher hinderlich. Mehr dazu gibt’s auch in unserem Beitrag «Event-Management-Software: Was kleine Teams wirklich brauchen».

Standardlösung oder Individualentwicklung?

Digitalisierung verspricht Entlastung – doch in der Realität sehen viele Event-Verantwortliche genau das Gegenteil: Statt weniger Aufwand, plötzlich neue Aufgaben. Statt einfacher Abläufe, mehr Abstimmung, mehr Klicks, mehr Fehlerquellen.

Woran das liegt?

Viele Standardlösungen für das Event-Management wurden für grosse Organisationen entwickelt. Sie bieten eine beeindruckende Funktionsvielfalt – vom Teilnehmermanagement über komplexe Workflows bis hin zu Integrationen mit dutzenden anderen Tools. Klingt stark – ist es auch. Aber: Für kleine Teams, die wenige, dafür klare Prozesse haben, ist das oft zu viel des Guten.

Das Resultat: Du brauchst Schulungen, erstellst Workarounds für deine eigentlichen Abläufe und klickst dich durch Funktionen, die du gar nie brauchst. Kurz gesagt: Der administrative Aufwand sinkt nicht – er verschiebt sich nur. Und der versprochene Effizienzgewinn bleibt aus.

Effizienz durch Digitalisierung entsteht dann, wenn Tools nicht überfordern, sondern entlasten. Wenn sie sich deinen Prozessen anpassen – nicht umgekehrt. Bei Undici-Web setzen wir deshalb auf individuell entwickelte Webtools, die genau dort ansetzen, wo du wirklich Zeit sparst: bei der Anmeldung, der Terminvergabe, der Einsatzplanung oder der Abwicklung von Anfragen.

Wie digitale Tools den Aufwand um bis zu 30 % senken können

Viele Eventplanerinnen und Eventplaner glauben, Digitalisierung sei nur ein anderes Wort für «mehr Technik». Aber in Wahrheit geht es um etwas anderes: Mehr Übersicht, weniger Handarbeit und klare Abläufe. Und genau das ist es, was sich auf deinen Zeitaufwand auswirkt – oft drastischer, als du denkst.

Beispiele aus der Praxis:

• Manuelle Excel-Listen werden abgelöst durch automatisierte Teilnehmerverwaltung mit intelligenten Formularen, klaren Workflows und Echtzeit-Zugriff für dein ganzes Team. Spart Zeit, reduziert Fehlerquellen.
• Anfragen, Buchungen oder Materialbedarfe müssen nicht mehr per Mail oder Telefon abgewickelt werden. Stattdessen übernehmen Webtools wie ein interaktives Formular, ein Terminbuchungsmodul oder ein Angebotsgenerator die komplette Vorarbeit – rund um die Uhr, auch wenn du gerade im Meeting bist.
• Einfache Automatisierungen, z. B. für Zahlungsabwicklung per QR-Rechnung oder Versand von Follow-up-Mails nach dem Event, ersparen dir Dutzende Handgriffe – und machen Abläufe verlässlich reproduzierbar.

Der Effekt:

Bis zu 30 % weniger administrativer Aufwand – das zeigen unsere Erfahrungen mit kleinen und mittelgrossen Unternehmen, die gezielt einzelne Prozesse digitalisiert haben. Nicht durch die eine Lösung, sondern durch passgenaue Tools, die genau dort ansetzen, wo bisher die meiste Zeit verloren ging.

Fazit: Digitalisierung zahlt sich aus – auch im Eventmanagement

Events erfolgreich zu planen bedeutet längst mehr, als nur Termine zu koordinieren oder Einladungen zu verschicken. Der administrative Aufwand dahinter ist enorm – gerade bei kleinen Teams, die vieles parallel stemmen müssen.

Digitale Tools können hier den entscheidenden Unterschied machen. Nicht als zusätzlicher Aufwand, sondern als echte Erleichterung. Wenn sie zu deinen Prozessen passen, Abläufe vereinfachen und Aufgaben automatisieren, lassen sich bis zu 30 % des Zeitaufwands einsparen – ganz ohne Abstriche bei Qualität oder Individualität.

Und genau hier kommt Undici-Web ins Spiel: Wir entwickeln Webtools, die sich nahtlos in deine Abläufe einfügen – oder setzen passgenaue Lösungen für deine spezifischen Anforderungen um. Lass uns darüber sprechen, wie dein nächstes Event nicht nur besser wird – sondern auch entspannter.