Warum Excel fürs Gästelisten-Management nicht mehr reicht – und was Profis stattdessen nutzen

Früher war das eben so: Gästelisten verwalten in Excel

Excel war lange das Schweizer Taschenmesser der Eventplanung. Ob Sommerfest, Messeauftritt oder Kundenevent – wer eine Gästeliste brauchte, hat fix eine Tabelle aufgemacht. Name, Firma, E-Mail, Häkchen fürs Kommen. Reicht doch, oder?

Naja… jein.

Für kleine Runden oder private Feiern mag das irgendwie noch funktionieren. Aber sobald es etwas grösser wird – mehr Gäste, mehrere Einladungswege, Rückmeldungen, Sonderwünsche, Einlasskontrollen – kommt Excel ganz schön ins Schwitzen. Oder besser gesagt: du.

Denn was in der Theorie nach Struktur aussieht, wird in der Praxis schnell zur Zettelwirtschaft in digital. Und genau da beginnt das eigentliche Problem: Wenn die Technik dich mehr beschäftigt als unterstützt, läuft gehörig was schief.

Wenn’s beim Event holpert: Typische Probleme im Gästelisten-Management

Du hast monatelang geplant, das Catering ist gebucht und der DJ steht bereit. Und dann? Dann stockt der Einlass, weil niemand so ganz genau weiss, wer eigentlich auf der Liste steht. Die Schlange wird länger, der Empfang hektischer – und der erste Eindruck? Naja, sagen wir: ausbaufähig.

Hier ein paar Klassiker, die du mit Excel (oder ganz ohne System) vielleicht auch schon erlebt hast:

Der „Ich-steh-auf-der-Liste“-Moment

Person A behauptet, sie sei eingeladen. Du suchst. Und suchst. Und suchst. Die anderen Gäste gucken schon genervt. Es dauert. Am Ende lag es an einem Tippfehler im Nachnamen.

Spontane Änderungen? Viel Spass!

Noch schnell zwei Kolleginnen mitbringen? Klingt nett – ist aber ein Albtraum, wenn du die Gästeliste manuell anpassen musst und nicht weisst, ob noch genug Namensschilder da sind.

Der Daten-Wirrwarr

Du brauchst Infos: Wer war da? Wer hat abgesagt? Wer kam mit Begleitung? – Aber deine Liste ist ein Wust aus Notizen, farbigen Markierungen und 38 Spalten, von denen keiner mehr weiss, wofür sie gut sind.

Keine Übersicht, keine Kontrolle

Gerade bei grösseren Events verlierst du ohne smarte Lösung schnell den Überblick: Wie viele Gäste sind schon da? Gibt es No-Shows? Wer bekommt im Nachgang welche Unterlagen?

Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Die gute Nachricht? Genau diese Probleme lassen sich heute elegant lösen – mit einem System, das nicht nur organisiert, sondern dich richtig entlastet.

Moderne Events brauchen moderne Lösungen

Wenn du heute ein Event planst, willst du, dass alles glatt läuft – nicht, dass du mit dem Laptop unterm Arm nervös nach der richtigen Zeile in deiner Excel-Datei suchst. Oder gar auf der ausgedruckten Liste mit dem Stift in der Hand Häkchen setzen musst. 

Es geht auch smarter. Und entspannter.

Moderne Gästemanagement-Tools nehmen dir genau das ab, was in der klassischen Planung so viel Zeit (und Nerven) kostet. Statt Chaos gibt’s Klarheit – und statt Listenkram bleibt dir mehr Raum für das, was wirklich zählt: ein Event, das begeistert. Hier ein paar Funktionen, die modernes Gästelisten-Management für Events bietet:

Automatischer Check-in mit QR-Code

Jeder Gast bekommt im Vorfeld einen personalisierten QR-Code. Beim Einlass wird er einfach gescannt – fertig. Kein Suchen, kein Blättern, kein Stress.

Live-Überblick statt Schätzerei

Du siehst in Echtzeit, wer bereits da ist, wie viele noch fehlen oder ob jemand spontan abgesagt hat. Klingt simpel – macht aber einen riesigen Unterschied in der Organisation.

Einfache Gruppen- und Begleitpersonenverwaltung

Ob VIPs, Teams oder Mitreisende: Mit einem Klick hast du alle Gruppen im Griff. Und das bedeutet – keine peinlichen «Sie stehen leider nicht auf der Liste»-Momente mehr.

Daten sammeln und direkt nutzen

Wer war da? Wer hat sich für welches Thema interessiert? Wer soll eine Follow-up-Mail bekommen? Moderne Tools liefern dir alle Infos direkt mit – Datenschutz-konform natürlich.

Corporate Branding inklusive

Einladung, Check-in, Badge – alles im Look & Feel deiner Marke. Damit der professionelle Eindruck nicht an der Rezeption endet, sondern dort erst richtig beginnt.

Was du brauchst? Gästelisten-Management, auf das du dich zu 100 % verlassen kannst.

Events heute sind schneller, digitaler – und sie brauchen ein System, das mithalten kann. Eins, das dir nicht noch mehr Arbeit macht, sondern endlich den Überblick bringt. Und dir die Organisation abnimmt, statt sie komplizierter zu machen.

Die Lösung: Eine Gästemanagement-Software, die wirklich alles kann – und zwar genau so, wie du es brauchst. Kein Patchwork aus Excel, Dropbox, E-Mail und Co. mehr. Sondern ein zentrales System, das von Anfang bis Ende auf Event-Organisation ausgelegt ist. Die volle Kontrolle und trotzdem weniger Stress.

Mit der Event-Management-Lösung von Undici-Web bekommst du:

✅ Zentrale Datenverwaltung statt Tool-Chaos

Alle Eventdaten – von Gästelisten über Einsatzpläne bis hin zu Dokumenten – findest du an einem Ort. 100 % synchronisiert. Jederzeit abrufbar. Und zwar für dich und dein Team.

✅ Blitzschnelle Zutrittskontrolle

Gäste und Mitarbeitende scannen beim Check-in einfach ihren QR-Code. Keine Papierlisten, kein Suchen, keine Wartezeiten.

✅ Teamkoordination mit Plan

Wer ist wann wo im Einsatz? Wer hat welche Rolle, welche Zugriffsrechte, welche Aufgaben? Alles glasklar – ohne doppelte Abstimmungsschleifen.

✅ Ticketgebühren sparen

Statt X % an Drittanbieter abzutreten, nutzt du dein eigenes Ticket-System. Funktioniert auf jedem Smartphone. Und bringt dir maximale Flexibilität.

✅ Zukunftssicher & individuell angepasst

Das Tool ist kein Einheitsbrei. Es wird massgeschneidert auf deine Anforderungen eingerichtet. Du sagst, was du brauchst – wir setzen es um.

Dein individuelles Gästelistenmanagement mit Undici-Web – in drei einfachen Schritten

1. Einrichtung

Ein kurzes Telefonat reicht, um die wichtigsten Parameter zu definieren. Wir übernehmen die Einrichtung für dich – in zwei Wochen steht alles.

2. Hauptprobe mit Schulung

Bevor das Tool live geht, machen wir gemeinsam einen Probelauf. Du testest mit deinem Team ein fiktives Event – damit du beim echten Einsatz genau weisst, was wie funktioniert.

3. Das erste Event – mit Support

Beim ersten echten Event bist du nicht allein. Wir stehen dir zur Seite, helfen bei Fragen und passen auf Wunsch noch Dinge an.

Danach?

Hast du dein digitales Headquarter für alle kommenden Events. Jederzeit einsatzbereit. Jederzeit erweiterbar. Klingt gut? Dann schau dir gerne jetzt die Demo an.