Das Online-Buchungssystem von Undici-Web einrichten

Das wichtigste in Kürze

Das Ziel unserer Online-Buchung ist, dass deine Kundinnen und Kunden Termine buchen können, ohne Terminkonflikte in deiner Agenda.

Wenn ein Kunde einen Termin erstellt, werden Vor- und Nachbereitung sowie – wenn nötig – Transferzeiten automatisch berücksichtigt; auch Standortwechsel zwischen Terminen.

Damit das klappt, legst du in der Administration die Services fest und bestimmst:

1. Dauer des Services,
2. Zeit für Vor- und Nachbereitung,
3. Zeit für den Wechsel zwischen zwei Standorten.

Auf der Buchungsseite wählt der Kunde den gewünschten Service. Die Applikation berechnet daraufhin automatische Terminvorschläge, die alle Angaben berücksichtigen.

Ausserdem kannst du Termine jederzeit in der Administration selbst erstellen.

Du hast die Möglichkeit, viele Grundeinstellungen selbst festzulegen – und genau damit beginnt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Online-Booking einrichten: Schritt für Schritt

Es gibt zwei Ebenen für die Einrichtung. Die erste ist die Ebene der allgemeinen Settings. Diese brauchst du vor allem am Anfang, später nur noch selten.

Die zweite Ebene umfasst die laufenden Einstellungen. Sie können sich immer wieder ändern, z. B. wenn du einen neuen Service anbietest oder ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt.

Zu den allgemeinen Settings gelangst du, indem du oben rechts auf das User-Icon klickst und anschliessend «Einstellungen Online-Booking» wählst.

Die allgemeinen Settings

Allgemeine Einstellungen

Unter «Allgemein» kannst du festlegen:

• Max. Anzahl Wochen im Voraus
  ➡️ Wie viele Wochen dürfen deine Kundinnen und Kunden im im Voraus buchen?
• Min. Anzahl Tage im Voraus
  ➡️ Wie viele Tage dürfen deine Kundinnen und Kunden im Voraus buchen?
  «0» Tage ermöglicht eine Buchung noch am selben Tag. «1» Tag bedeutet, dass eine Buchung am Folgetag möglich ist.
• Bevorzugte Startzeiten
  ➡️ Möchtest du Termine nur zu vollen Stunden «0», im Halbstunden-Takt «0,30», im Viertelstunden-Takt «0,15,30,45» oder auch im 5min-Takt «0,5,10,15,20,25,30,35,40,45,50,55».

Booking-Seite

Unter «Booking-Page» legst du das Optische der Buchungs-Seite fest.

• Logo
  Wähle dein Logo oder deine Bild-Marke
• Logo-Grösse
  «Cover» bedeutet, dass der Bereich komplett ausgefüllt wird, «Contain» bedeutet, dass dein Logo vollständig im Bereich platziert wird.
• Body Hintergrundfarbe
  Die Füll-Farbe im Hintergrund
• Header Hintergrundfarbe
  Die Füll-Farbe im Bereich hinter dem Logo
• Footer Hintergrundfarbe
  Die Füll-Farbe im Bereich ganz unten
• Label Location (sofern du Transferzeiten hast)
  Der Text bei der Location-Eingabe
• Label Endlocation (sofern sich Start- und Zielort unterscheiden können)
  Der Text bei der Endlocation-Eingabe

Damit sind wir bereits mit den allgemeinen Einstellungen für das Online-Booking.

Wir wechseln zur laufenden Administration. Klicke dafür entweder auf der Startseite oder im Hauptmenü auf den Menüpunkt «Online-Booking».

Datenfelder

Du landest in der Agenda und oben findest du ein Untermenü mit folgenden Punkten:

• Agenda,
• Tages-Ansicht,
• Termine,
• Kunden
• Mitarbeiter (optional),
• Services,
• Transferzeiten (optional),
• Kategorien (optional)

Die ersten drei Punkte sind das Tagesgeschäft. Sie ermöglichen dir eine aktive Termin-Verwaltung.

Zur Einrichtung gehören letztere Punkte und es empfiehlt sich, diese rückwärts einzurichten (also mit dem letzten Punkt zu beginnen).

Kategorien

Wenn du deine Services in Kategorien einteilen möchtest, beginnst du am besten mit der Erstellung solcher.

Klicke dafür auf den grünen Button oben rechts und lege im aufpoppenden Fenster den Namen, den Permalink und ein Bild fest.

Der Permalink ist die URL (https://deinedomain.ch/[permalink]) über welche die Kategorie erreichbar ist.

Anschliessend kannst du die Kategorien jederzeit editieren und löschen.

Ebenfalls kannst du hier die Reihenfolge der einzelnen Services festlegen. Dafür müssen wir aber zuerst solche erstellen, das passiert später.

Transferzeiten

Sofern du deinen Service an verschiedenen Locations anbietest und folglich zwischen den Terminen eine gewisse Transferzeit benötigst, kannst du unter «Transferzeiten» die entsprechende Zeit blockieren.

Erstelle dafür zunächst deine «Locations» indem du oben rechts auf den Button «+ Neue Location» klickst.

Gib der Location einen Namen. Du kannst ausserdem einzelne Locations auf der Buchungsseite verstecken, so dass du sie nur für dich über deine Administration nutzen kannst.

Die Locations erscheinen in einer Tabelle, in welcher du jetzt die Transferzeiten zwischen den Locations eingeben kannst.

Services

Als Nächstes richten wir ein paar Services ein. Klicke dafür oben rechts auf den Button «+Service».

Hier legst du Folgendes fest:

• Bezeichnung, Preis und Dauer des eigentlichen Services (Pflicht).
• Ob der Service über die Buchungsseite buchbar ist (Checkbox «Online buchbar»).
• Falls deine Services auf einer Übersichtsseite der Website angezeigt werden: ob der Service dort sichtbar ist (Checkbox «Öffentlich sichtbar») sowie eine Beschreibung.
• Eine oder mehrere Kategorien für den Service, sofern du Kategorien nutzt.
• Zusätzliche Leistungen, die Kundinnen und Kunden ebenfalls über die Buchungsseite buchen können – optionale Zusatzdienste, eng mit dem Service verknüpft.

Wirken sich Zusatzleistungen auf Preis oder Servicezeiten aus, kannst du das hier direkt hinterlegen.

Anschliessend kannst du die einzelnen Services jederzeit anpassen oder löschen.

Mitarbeiter

Fast am Ziel!

Jetzt braucht deine Buchungsplattform nur noch Mitarbeiter.

Klicke oben rechts auf «+ Mitarbeiter», um neue Profile zu erstellen.

Folgende Punkte sind zu definieren:

• Vorname, Nachname und Farbe (Pflichtfelder). Die gewählte Farbe erscheint in der Agenda, Tagesansicht etc. Wähle eine kräftige Farbe, damit der Kontrast zur Schrift hoch genug ist.
• Optional: Lade ein Bild hoch, um die Verwaltung zu vereinfachen.
• Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter hinterlegen.
• Ferien und sonstige Absenzen erfassen, damit für den entsprechenden Mitarbeiter keine Termine vorgeschlagen oder gebucht werden.

Glückwunsch – damit ist alles bereit für die erste Buchung über die Buchungsseite.

Wenn du selbst Termine über die Administration erstellen möchtest, musst du als Nächstes noch deine Kunden erfassen.

Das ist jedoch nicht zwingend: Wenn deine Kundinnen und Kunden über die Buchungsseite buchen, werden sie automatisch als Kunden erfasst.

Kunden

Übrigens: Du kannst für Kunden auch Notizen erstellen.

Die Buchungs-Seite erklärt

Wollen wir einen Blick auf die Buchungs-Seite werfen!

Die Buchungs-Seite besteht aus drei Schritten.

1. Service-Wahl
2. Termin-Wahl
3. Abschluss

Und so könnte das aussehen:

Die Termin-Verwaltung erklärt

Lass uns zum Abschluss noch einen Blick in die Administration werfen.

Die Termine kannst du auf gleich 3 Weisen verwalten:

• in der Agenda
• in der Tagesübersicht
• als Tabelle

Die Agenda

In der Agenda siehst du jeweils alle Termine einzelner Mitarbeiter in der Wochenübersicht.

Mit Klick in die Agenda lässt sich ganz einfach der nächste Termin planen.

Die Tages-Ansicht

In der Tages-Ansicht siehst du sämtliche Termine von einem einzelnen Tag, dafür gleich von allen Mitarbeitenden.

Auch hier reicht ein Klick in der Übersicht für den nächsten Termin.

Termine-Tabelle

Zu guter Letzt steht dir eine Tabelle mit sämtlichen Terminen zur Verfügung, inklusive praktischer Suchfunktion.

Gut & Günstig

Bei Undici-Web verfahren wir nach dem Prinzip «gut und günstig». Wir wollen für Selbständige und kleine Unternehmen erschwingliche Alternativen für Alltagsprozesse erstellen.

Die aktuellen Preise unserer Online-Booking-Lösung findest du hier.

Besonders stolz sind wir darauf, Kundenwünsche umzusetzen. Unsere Web-Applikationen werden laufend verbessert. Hast du Ideen zur Verbesserung – oder fehlt dir etwas –, melde dich ungeniert. Wir freuen uns auf den Austausch!

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